Jaké jsou povinnosti svěřenského správce

Institut svěřenských fondů byl do českého právního řádu zaveden společně s novým občanským zákoníkem před více než jedenácti lety. Pro někoho dlouhá doba, pro jiného zlomek ve srovnání s historickým vývojem a dlouholetým využíváním tohoto nástroje správy majetku v zahraničí. Možná právě proto panuje kolem samotné správy majetku a osoby správce mnoho témat, která jsou často informačně podceňována.

Ať už slouží svěřenský fond pro plánování nástupnictví s přeskočením generace, nebo pro aktuální správu rodinného majetku, klíčovou roli hraje výběr svěřenského správce. V rozhovoru s Evou Hruškovou, která se specializuje výhradně na oblast svěřenských fondů od jejich uvedení do České republiky v roce 2014, se dočtete, jak si svěřenského správce vybrat, jaká je jeho role i povinnosti.

Víme, že správcem může být fyzická osoba, není-li v úpadku, nebo právnická osoba, např. investiční společnost, ale jaké jsou základní osobnostní a odborné předpoklady pro samotný výkon této funkce?

Nejdůležitějším předpokladem je důvěra. Svěřenského správce si zakladatel vybírá a měl by mu věřit jak po stránce osobní, tak po stránce schopností. Každému zakladateli tedy nejdříve doporučuji porozhlédnout se nejprve v okruhu svých blízkých osob. Podle typu svěřenského fondu a jeho zaměření to mohou být rodinní příslušníci, blízcí spolupracovníci, advokát, se kterým dlouhodobě spolupracuji, atd. Pokud nenajdete všechny potřebné vlastnosti v jednom člověku, není od věci zvolit kombinaci např. dvou správců – jednoho z rodiny a jednoho tzv. nezávislého na rodině (advokát, daňový poradce, účetní atd.).

Dobrý svěřenský správce by měl být schopen přemýšlet nad svými rozhodnutími, měl by umět posoudit rizika a měl by mít přehled o svých povinnostech a všech záležitostech fondu. Pokud je správcem poprvé, může např. využít administrátorských služeb, které naše společnost pro podporu správců poskytuje. V současnosti existují také různé semináře a kurzy, které povinnosti a odpovědnost správců dobře vysvětlují.

Z odborných předpokladů se dají na této pozici zúročit praktické zkušenosti z oblasti práva, účetnictví nebo např. správy nemovitostí. To však bude velmi individuální.

Uvažujeme-li, že se svěřenským správcem stane jedna nebo dvě fyzické osoby na základě smlouvy mezi nimi a zakladatelem, jaké první kroky by měl správce podniknout? Měl by se hned v den sepsání notářského zápisu odebrat na finanční úřad nebo živnostenský rejstřík?

Prvním krokem ještě před založením svěřenského fondu je zjistit záměr zakladatele a následné pročtení a pochopení zakladatelských listin. Jednou ze základních povinností svěřenského správce je totiž kromě plné správy majetku také jednání v souladu s účelem fondu a v nejlepším zájmu obmyšlených osob. Tuto povinnost může správce splnit pouze, pokud přesně ví, co je obsahem listin a záměrem zakladatele.

Po sepsání statutu vyčká na zápis fondu do Evidence svěřenských fondů a v tu chvíli se stává správcem nově vzniklého fondu. Jednou z jeho z prvních povinností je opravdu registrace na finančním úřadě – všechny svěřenské fondy v České republice spravuje finanční úřad pro Prahu 7 –, má však čas k registraci do 15 dnů od vzniku fondu. Správce nemusí na finanční úřad běžet osobně, jeho povinností je zajistit, že svěřenský fond bude zaregistrován, a proto si často najímá účetní firmu, která registraci zajistí.

Správce by měl také záhy obdržet datovou schránku, přes kterou bude komunikovat s úřady.

Dalším krokem bývá typicky navýšení majetku ve svěřenském fondu, tedy přijetí vkladu do fondu, jedná-li se např. o nemovitost, potom přepis na katastru nemovitostí atd.

Obecně také doporučuji, aby si správce založil svou sbírku listin svěřenského fondu (my ji nazýváme Knihou záznamů) a tam evidoval v písemné podobě veškerá svá rozhodnutí, zápisy z jednání atd.

V dnešní době je často skloňováno KYC a AML, tedy legislativa týkající se boje proti legalizaci výnosů z trestné činnosti. Tedy i svěřenský správce musí mít detailní přehled o původu majetku a také o osobách, které jsou se svěřenským fondem spojeny, ať už jako zakladatel, nebo obmyšlený. Jakou formou by měl správce všechny tyto informace evidovat?

Ano, svěřenský správce je osobou povinnou dle AML zákona. Při přijímání vkladu do svěřenských fondů musí vědět, od koho vklad přijímá a jaký je původ vkládaného majetku. U typických rodinných svěřenských fondů s tím nebývá problém. Pokud je správce externí osobou, měl by situaci zkoumat více.

Celkový přehled o fondu a osobách zúčastněných ve fondu by měl mít hned zpočátku, už ve chvíli, kdy přijímá svou funkci. Správce by měl znát záměr zakladatele, prostudovat a pochopit zakladatelské listiny a vědět, které osoby budou ve fondu zúčastněné.

Jakou formu evidence informací správce zvolí, je na něm. Zákon žádnou formu nepředepisuje. Z naší zkušenosti všem správcům doporučujeme vést Knihu záznamů fondu – tedy soubor veškerých důležitých listin a rozhodnutí na jednom místě. Veškerá rozhodnutí, která správce učiní, by měla mít písemnou formu a čím jsou důležitější, tím více podkladů vyžadují. Typicky, přijímá-li správce do svěřenského fondu nemovitost, kterou vkládá zakladatel, potom správce kromě vkladové smlouvy eviduje své rozhodnutí o přijetí vkladu, který posoudil jako bezpečný, ideálně doloží rozhodnutí o dědictví, jímž původně zakladatel majetek nabyl. Pokud správce nemá tolik doprovodných listin k dispozici, musí posoudit, zda by mohlo být přijetí konkrétního majetku do svěřenského fondu rizikové, či nikoli a na základě svého uvážení se rozhodne, zda konkrétní vklad do fondu přijme či nikoli.

Co se týká komunikace s bankou, výběru bankovních produktů nebo výběru kupujícího pro nemovitost z fondu, je správce povinen také vše podrobně evidovat pro případ následného podložení rozhodnutí, že s majetkem nakládal s péčí řádného hospodáře? Jak často by měl připravovat reporty o hospodaření?

Toto bude otázka vždy na konkrétní banku a její interní pravidla. Každý svěřenský fond je jiný. U některého probíhají pravidelné transakce a rozhodnutí, u jiného se celý rok téměř nic neděje. V takovém případě doporučujeme alespoň jednou za rok uspořádat výroční schůzi správců a schválit účetní závěrku fondu. O této schůzi pak učinit záznam a založit.

Obecně platí, že pokud správce vede řádnou administraci a veškerá písemná rozhodnutí má zaznamenána a zdůvodněna, neměl by mít problém doložit, že fond spravuje s péčí řádného hospodáře.

Kdy se může správce ocitnout ve střetu zájmů? Je vhodnější mít vždy více správců a stanovení jejich následníků?

Správce může být jeden a může jich být více. Jeden správce může být praktičtější. Větší počet správců však bývá bezpečnější jak z hlediska jejich vzájemné kontroly – musí se společně domluvit a a diskutovat, tak z hlediska kontinuity, neboť jeden správce může náhle zemřít, odstoupit, stát se nečinným atd.

Větší počet správců bývá vhodný i z hlediska prevence střetu zájmů. Střet zájmů může být přímý – představte si situaci, kdy jste jediným správcem fondu a máte stavební firmu. Svěřenský fond „vlastní“ nemovitost, která potřebuje celkovou rekonstrukci. Mohu se jako jediný správce a zároveň majitel stavební firmy přímo pustit do této rekonstrukce? Pravděpodobně ne, jelikož se ocitám v přímém střetu zájmů. Budu-li k sobě mít dalšího správce, kterého o této skutečnosti předem informuji, předám mu veškeré podklady a nechám rozhodnout jeho, může se stát, že můj spolusprávce vybere mou firmu jako nejvhodnější, protože jsem nejlevnější a nejkvalitnější široko daleko. Může se také stát, že zvolí jiného poskytovatele jen proto, aby mě ušetřil případného problému do budoucna. Existuje-li více správců, můžete v zakladatelských listinách připravit postup, který v těchto situacích správci následují.

Střet zájmů může mít ale i jiné podoby, např. jsem jediný správce fondu a jsem jedno z dětí zakladatele. Svěřenský fond je založen ve prospěch všech zakladatelových vnoučat, tedy mých dětí a dětí mého bratra. Pokud jsem jediným správcem, reálně se po celou dobu ocitám ve střetu zájmů a je to pro mě opravdu těžká situace.

A jak je to s nástupnictvím správců?

To je jedna z klíčových otázek při přípravě každého svěřenského fondu. Fond bez správce totiž nemůže fungovat. Na druhou stranu zakladatel nemůže při zakládání fondu vědět, jaká bude situace za několik let. Proto je třeba nastavit vhodný systém.

V první řadě jmenuje správce zakladatel – tuto pravomoc má ze zákona, pokud se jí nezbaví. Rozhodne-li se pro jednoho správce, pak vždy doporučuji rozmyslet si, kdo by měl být náhradní správce, a tuto osobu předem s její rolí seznámit. Bude-li správců více, není nezbytné volit náhradní správce.

Nejlepší je vždy vymyslet, kdo by měl převzít kontrolní pravomoci a pravomoc jmenovat a odvolávat správce po smrti zakladatele. Bude to dohlížitel (protektor), rodinná či dozorčí rada? Pokud podobná funkce nevznikne nebo nebude obsazena, může nastoupit systém náhradních správců. Nejsou-li zvoleni, pak v případě vícero správců se mohou správci doplňovat vzájemně třeba na základě předem zvolených kritérií. Možností může být více, uvedla jsem jen některé typické příklady.

Pokud zkolabují všechny předchozí varianty, může být správce např. na žádost některého z obmyšlených jmenován soudem. To je však situace, kam se většinou nechceme dostat a snažíme se vyřešit si záležitosti fondu uvnitř fondu.

S rozšířením povědomí o svěřenských fondech a v důsledku stárnutí generace prvních porevolučních zakladatelů rodinných firem se zvyšuje zájem právě o oblast předávání majetku. Jaký postup byste doporučovala v případě, pokud by majitel společnosti chtěl sám nabýt informace pro výkon svěřenského správce nebo by chtěl vzdělat v této oblasti důvěryhodnou osobu, kterou si vybral jako správce?

V současnosti je naštěstí stále více kvalitních možností, jak se k informacím dostat. Zakladatel se na nás může obrátit přímo a domluvit si konzultaci, kde probereme jeho situaci, záměr a představy, a zjistíme, zda by pro něj svěřenský fond mohl být řešením.

Na trhu existuje také vícero kvalitních publikací. Mimo jiné jsme jednu napsali s kolegou Jamesem Turnbullem, jmenuje se Svěřenské fondy – krok za krokem a nyní ji lze sehnat v novém kabátě pod názvem Plán – jak ochránit vše, co za život vybudujete.

Pokud je vám příjemnější přijít na seminář a sdílet zkušenosti s podobně naladěnými lidmi, pak bych doporučila některý z našich seminářů, např. dvoudenní intenzivní kurz pro svěřenské správce a poradce, který již mnoho let pořádáme pod záštitou Asociace pro podporu a rozvoj svěřenských fondů a jehož partnerem je také J&T Family Office.

Kdy zaniká odpovědnost a celkově role správce?

Správce může ze své role kdykoli odstoupit, pokud to není v nevhodnou dobu a svým odstoupením fond přímo nepoškodí. Správcova role může zaniknout také z jiných důvodů, mimo jiné když je odvolán, ocitne se v úpadku, je omezena jeho svéprávnost atd. Funkce správce zaniká také zánikem správy svěřenského fondu, tedy ukončením činnosti fondu a jeho výmazem z Evidence svěřenských fondů.

Je ještě něco, co byste poradila všem, kteří zvažují zřízení svěřenského fondu a vybírají jeho správce?

Při výběru svěřenského správce doporučuji vybrat si osobu či osoby, kterým důvěřujete. Při přípravě svěřenského fondu jednoznačně doporučuji obrátit se na odborníky. Podle zadání vám platný svěřenský fond založí každý notář, ovšem založit funkční a odolnou strukturu, která dává smysl a vydrží dlouhodobě, vyžaduje určitý nadhled a hlavně dostatek zkušeností. Pokud většinu života něco budujete a záleží vám na tom, potom by byla velká škoda svěřit ochranu tohoto majetku a hodnot do rukou někomu, kdo se to na vás bude učit.

Eva Hrušková

Je právničkou a členkou STEP – The Society of Trust and Estate Practitioners (mezinárodní profesní orgán poradců, kteří se specializují na svěřenské fondy a plánováním dědictví), držitelkou prestižního označení TEP STEP v České republice a spoluautorkou knihy Svěřenské fondy – krok za krokem (nově vydané pod názvem Plán – jak ochránit vše, co za život vybudujete).

V současnosti je jednatelkou společnosti Svěřenské fondy a trusty s.r.o., která se specializuje na zakládání svěřenských a nadačních fondů a jejich následnou administraci. Pravidelně pořádá vzdělávací semináře. Služby poskytuje jak přímo klientům, tak spolupracuje s právníky napříč Českou republikou.